Meetings, Einladungen, Vorbereitung
Meetings: Vom Zeitfresser zur produktiven Zusammenarbeit
Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – doch leider haben sie sich oft zu einem echten Problem entwickelt. Statt als produktive Werkzeuge der Zusammenarbeit wahrgenommen zu werden, gelten sie zunehmend als lästige Pflicht.
Warum ist das so? Und wie können wir Meetings wieder zu dem machen, was sie eigentlich sein sollten:
Ein Mittel, um effizient und effektiv zu arbeiten?
Ein zentrales Problem ist die schiere Menge an Meetings. Sie nehmen überhand, blockieren wertvolle Zeit und lassen oft wenig Raum für die eigentliche Arbeit. Während wir unsere „normale“ Arbeit häufig als produktiv wahrnehmen, werden Meetings oft nicht als echte Arbeit angesehen – sondern als unangenehme Pflicht. Das liegt auch daran, dass Einladungen zu Meetings selten echte Einladungen sind. Sie sind meistens verpflichtend, und die Freiwilligkeit, teilzunehmen, fehlt. Das Gefühl, keine Wahl zu haben, verstärkt die Abneigung und führt dazu, dass Meetings häufig ohne Begeisterung besucht werden.
Hinzu kommt, dass viele Meetings schlecht oder gar nicht vorbereitet sind. Oft wissen die Teilnehmer erst nach Beginn des Meetings, worum es genau geht. Dadurch wird wertvolle Zeit darauf verwendet, den Kontext zu klären, anstatt direkt in die Diskussion einzutauchen. Die fehlende Vorbereitung führt zu ineffizienten Meetings, die die Teilnehmer oft frustriert zurücklassen.
Doch es geht auch anders:
Gute Vorbereitung hilft den Teilnehmern, sich selbst gut vorzubereiten – mit klaren Zielen, einer strukturierten Agenda und transparenten Regeln (z. B. was von den Teilnehmern erwartet wird, wie lange das Meeting dauert oder was nicht besprochen werden soll). Und die Teilnehmer können entscheiden:
Kann ich zur Problemlösung beitragen? Oder interessiert mich das Thema, und ich möchte mehr darüber lernen?
Stellt euch einmal die Frage:
Wie viele Meetings könntet ihr in eurer Organisation ohne negative Konsequenzen ablehnen?
Hier kommt die Freiwilligkeit ins Spiel: Eine echte Einladung kann ich annehmen oder ablehnen!
Wenn das Meeting nicht relevant für mich ist, könnte ich stattdessen eine Kollegin darauf hinweisen, die möglicherweise einen wertvollen Beitrag leisten kann.
Freiwilligkeit steigert die Effizienz eines Meetings: Anstatt mit 10 Leuten im Raum zu sitzen, von denen sich nur 3 beteiligen, kommen nur die 3 Expertinnen, die wirklich etwas beitragen können. Denn wer auch immer kommt, ist die richtige Person!
Und keine Sorge: Es wird nicht oft vorkommen, dass niemand die Einladung annimmt. Falls doch, wird das Meeting wahrscheinlich gar nicht benötigt – das Feedback erhaltet ihr garantiert direkt von euren Kolleginnen und Kollegen!
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